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A Arte De Fazer As Coisas Acontecerem Com Um Quadro Kanban

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A Arte De Fazer As Coisas Acontecerem Com Um Quadro Kanban
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Vídeo: A Arte De Fazer As Coisas Acontecerem Com Um Quadro Kanban

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Anonim

Sentir-se sobrecarregado pelo trabalho e / ou responsabilidades pessoais é o novo normal. Mais e mais pessoas estão experimentando o esgotamento e a capacidade de identificação desse termo tem alimentado várias reflexões sobre seus efeitos em tudo, desde ser milenar (ou não) até identidade negra e paternidade.

Mas como você conserta o esgotamento? Além de vagos sussurros de autocuidado e chamadas ocasionais para abandonar seu trabalho insatisfatório, as soluções práticas parecem escassas. Antes de arrancar sua vida e sua conta bancária, experimente o kanban pessoal.

O início do Kanban

Kanban (as traduções japonesas incluem “letreiro”, “outdoor” ou “sinal visual”) foi desenvolvido por Taiichi Ohno, um engenheiro industrial da Toyota, na década de 1940. Esse processo de fluxo de trabalho visual melhorou efetivamente sua eficiência de fabricação e foi um componente fundamental para que a empresa se tornasse um grande concorrente internacional.

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Em 2004, David J. Anderson começou a aplicar essa estratégia às indústrias de tecnologia, mas logo se tornou popular em áreas como marketing e recrutamento. O kanban moderno teve tanto sucesso que as pessoas começaram a usá-lo em suas vidas pessoais.

Kanban Pessoal

Eliminando a desordem do quadro orientado para a equipe, James Benson, ex-colega de Anderson, e Tonianne DeMariBarry criaram o Kanban pessoal: Trabalho de mapeamento - Navegando na vida. Neste livro, eles descrevem como usar o quadro kanban para superar o acúmulo de tarefas da sua vida, independentemente do tamanho.

Comece anotando tudo o que você precisa fazer. Tudo. Você só se engana deixando qualquer coisa de fora.

As empresas costumam usar uma estrutura kanban mais complicada, mas Benson e Barry usam três colunas simples: a fazer, a fazer e a terminar. Você começa pegando um quadro branco e anotando tudo o que precisa fazer. Tudo. Você só se engana deixando qualquer coisa de fora.

Os fiéis preferem notas adesivas ou cartões de índice para que você possa mover fisicamente as tarefas, mas o marcador de apagamento a seco também funciona. Você pode codificar com cores para misturar tarefas comerciais e pessoais ou denotar urgência. As datas são recomendadas pessoalmente para itens urgentes para que você possa estar ciente dos prazos e priorizar com eficácia.

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Agora, aqui está a parte importante: restrinja quantas tarefas vão na coluna "fazer". Benson recomenda três, mas definitivamente nunca deve haver mais de cinco. Você também deve definir um cronograma para as tarefas nesta coluna e cumpri-lo. Isso reduz o estresse, minimizando o que você está focado, evitando que você empilhe muito em sua programação.

O grande erro que as pessoas cometem em qualquer processo de produtividade é tornar as tarefas muito grandes.

“O kanban pessoal é um radiador de informações para o seu trabalho. Com ele, você entende os impactos e o contexto do seu trabalho em tempo real. É aqui que as listas lineares de tarefas ficam aquém”, escrevem Benson e Barry. “Estáticos e desprovidos de contexto, eles nos lembram de fazer um certo número de tarefas, mas não nos mostram informações valiosas em tempo real necessárias para uma tomada de decisão eficaz.”

Um grande erro que as pessoas cometem com qualquer processo de produtividade é tornar as tarefas muito grandes. Se o post-it ficar preso na coluna “fazer”, você pode aprender a dividi-lo (e outras tarefas semelhantes) em itens de ação menores. Uma boa regra é sempre ter pelo menos uma tarefa rápida em andamento para manter o ímpeto.

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Finalmente, você tem a coluna “pronto”. Todos nós sabemos como é bom riscar algo da lista, mas esta coluna faz mais do que isso. Pense nisso como um arquivo de suas realizações que você pode atualizar semanal ou mensalmente. O código de cores vale a pena aqui e pode ajudá-lo a ver quais tarefas são mais fáceis do que outras. Você também pode ver para onde vai seu tempo e, se estiver indesejavelmente desequilibrado, comece a fazer movimentos para alterar isso.

Kanban Virtual

Se você quiser levar seu quadro kanban com você, vários aplicativos de fluxo de trabalho têm o recurso kanban. Esses aplicativos tendem a se concentrar no kanban baseado em equipe, mas o Trello se traduz bem em uso pessoal.

Com o Trello, você pode usar um painel ou criar vários painéis para diferentes áreas de sua vida: profissional, pessoal, o próximo grande romance americano etc. al. O aplicativo é a melhor aproximação visual de quadros kanban físicos que permite ter mais de três colunas. A versão gratuita deve satisfazer todas as suas necessidades de kanban, mas você pode atualizar para integrar seu calendário e outros aplicativos populares.

Quer você queira seu kanban no bolso ou na parede, é hora de assumir o controle de sua programação e fazer as coisas. Não é tão emocionante quanto largar tudo e se mudar para as Ilhas Cayman, mas é definitivamente mais acessível.

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