Como Escrever Uma Carta Para Qualquer Ocasião

2024 Autor: Francis Oldridge | [email protected]. Última modificação: 2023-12-16 20:42

Já se foi o tempo em que escrever cartas era o meio preferido de comunicação entre parceiros de negócios, família, amigos e amantes perdidos. O correio tradicional pode ser em grande parte coisa do passado, mas observe seu estilo de vida moderno e você verá que a arte da palavra escrita está longe de morrer. Provavelmente, você gasta grande parte de sua vida pessoal e profissional comunicando vitexto ou e-mail, e ainda há cenários que exigem a carta formatada à moda antiga (mesmo se você for mais propenso a enviá-la pela world wide web do que você. para colocar um carimbo nele). A comunicação é fundamental para cada interação e saber como encontrar o tom certo na correspondência escrita é uma habilidade vital, quer você esteja escrevendo uma carta de amor ou uma carta de demissão. Para ajudá-lo a se manter no caminho certo, elaboramos este guia sobre como escrever cartas para qualquer situação.

Defina seu objetivo e público

Antes de colocar a caneta no papel - ou melhor, as pontas dos dedos no teclado -, pense um pouco sobre o que exatamente você deseja realizar com sua carta. Você não falaria com seu chefe da mesma maneira que falaria com seu outro significativo, então você não deve escrever para eles da mesma maneira. Reúna seus pensamentos antes de começar a escrever, perguntando a si mesmo algumas perguntas simples:

Para quem estou escrevendo?

Você conhece a pessoa para quem está escrevendo ou esta será sua primeira comunicação com ela? A maneira como nos comunicamos muda naturalmente à medida que nos tornamos mais familiares, então certifique-se de avaliar seu relacionamento com a pessoa para quem você está escrevendo antes de começar. Isso o ajudará a evitar parecer muito casual ou conciso para a situação.

O que estou tentando realizar?

Você está acompanhando a entrevista de emprego ou escrevendo uma carta de férias para sua família? Assim como sua relação com o destinatário da carta é importante, o mesmo ocorre com o contexto em que você a está escrevendo. Você deve sempre se certificar de manter uma comunicação profissional exatamente assim - profissional - mesmo se tiver amizade com o colega de trabalho ou parceiro de negócios para o qual está escrevendo. Pense na comunicação profissional como parte de seu perfil profissional geral. Você não gostaria de um e-mail preguiçoso, grosseiro ou excessivamente casual para seu amigo do departamento de contabilidade em seu perfil do LinkedIn, então você também não deve colocá-lo em sua caixa de saída. O oposto também é verdadeiro; se você está escrevendo uma carta de agradecimento para o seu doce gam-gam, a última coisa que você quer fazer é soar como se estivesse conduzindo uma reunião de negócios. Mantenha seu objetivo em mente ao redigir sua carta e se colocar no lugar do destinatário.

Tenho todas as informações que preciso comunicar?

Isso é particularmente importante nas comunicações empresariais. A maioria de nós recebeu uma longa sequência de acompanhamentos por e-mail porque o remetente não tinha todos os fatos em ordem antes de clicar em enviar. Não seja o cara que manda cinco e-mails quando um deveria enviar. Esse tipo de etiqueta desorganizada e desorganizada do fluxo de consciência no e-mail parece irritante, na melhor das hipóteses, e totalmente confusa e pouco profissional, na pior. Se você tiver muitas informações importantes para transmitir por escrito, anote uma lista rápida com marcadores de tudo que você precisa transmitir para ter certeza de que cobriu tudo antes de enviar.

Encontrar tempo para formatação

A formatação é crítica nas comunicações formais, tanto para se apresentar profissionalmente quanto para transmitir informações de maneira lógica. Temos a tendência de trabalhar em um ritmo mais rápido quando estamos nos comunicando com empresas, organizações ou colegas de trabalho porque essas comunicações acontecem em horários limitados. Portanto, é importante que você transmita seu ponto de vista de forma rápida e clara - o que é muito mais fácil de fazer com a formatação.

Como escrever carta profissional

Carta de apresentação; Carta de Demissão; Carta de referência; Carta de recomendação, interesse ou intenção, etc

Você provavelmente está familiarizado com o layout formal padrão das cartas, mesmo que você mesmo não tenha escrito uma. A maioria das empresas e organizações segue esse formato porque é facilmente reconhecível e digitalizável. Os modelos de cartas formais estão amplamente disponíveis e incluídos na maioria dos programas de processamento de texto. Você também pode escolher criar seu próprio modelo de carta do zero ou personalizar o modelo de carta para uso repetido. Aqui estão algumas coisas importantes para se ter em mente quando se trata de escrever e formatar uma carta formal:

1. Use títulos. Se você estiver enviando um e-mail interno para um colega de trabalho ou membro da equipe, tratá-los pelo primeiro nome provavelmente é adequado, mas quando você está se comunicando com uma empresa, organização ou contato profissional fora ou superior em sua empresa, você nunca deve se dirigir a eles apenas pelo primeiro nome.

2. Evite saudações informais. Comece sua carta com “Caro…” (não use “Olá”, “Olá” ou qualquer saudação semelhante) e dirija-se ao destinatário pelo cargo e pelo nome completo ou pelo sobrenome (por exemplo: “Caro Sr. John Smith”ou“Prezado Dr. Johnson”). Se você ainda não tem contato na organização para a qual está escrevendo, verifique o site para ver se consegue encontrar o nome e o cargo da pessoa em questão. Se você não conseguir encontrar o nome de um indivíduo, envie-o ao departamento ou grupo apropriado (ou seja, "Prezado Pessoal do Manual" ou "Prezado Equipe Editorial"). Se você não puder determinar a pessoa ou departamento adequado para se dirigir, você pode usar "A quem possa interessar", mas esteja ciente de que isso provavelmente significa que sua carta terá que ser encaminhada para as pessoas certas assim que chegar, o que poderia resultar em resposta atrasada.

3. Inclua a data. Se sua carta estiver no corpo de um e-mail, seu cliente de e-mail irá carimbá-la com a data e hora, mas se você estiver enviando sua carta como um anexo ou pelo correio, incluir a data na parte superior ajudará você e o destinatário mantém o controle do momento certo para fazer o acompanhamento.

4. Facilite o contato com você. Certifique-se de fornecer seu nome (nome e sobrenome, incluindo o cargo de sua preferência) e suas informações de contato. Se você estiver enviando uma carta física ou uma cópia digital de uma carta formatada, inclua seu endereço e número de telefone na parte superior para que fique imediatamente acessível ao destinatário. Ao enviar e-mails, você pode pensar que seu endereço de e-mail no campo “De” é suficiente, mas a verdade é que você não sabe como o destinatário pode preferir entrar em contato com você. Crie uma assinatura de e-mail profissional que inclua seu número de telefone, endereço e qualquer perfil de rede social relevante onde você se sinta confortável em ser contatado.

5. Use uma linguagem formal. Além da omissão óbvia de palavrões ou linguagem excessivamente casual, isso também significa não usar contrações (ou seja, "Não estarei na reunião deste trimestre" em oposição a "Não estarei lá").

6. Não enterre o lede. A comunicação profissional requer eficiência, portanto, certifique-se de chegar ao ponto principal de sua carta o mais rápido possível. É melhor que sua carta seja concisa em meia página do que tentar esticá-la em uma página inteira com preenchimento.

7. Revise e, em seguida, revise novamente. Programas como o Microsoft Word têm verificadores ortográficos e gramaticais integrados, e esses devem ser sempre sua primeira aprovação na revisão. Freqüentemente, eles até oferecem sugestões para tornar sua carta mais concisa e direta, o que é uma grande ajuda ao escrever uma carta formal. Existem também ferramentas online, como Grammarly, que podem ajudá-lo na revisão inicial. Não pare em uma passagem pela verificação ortográfica, no entanto; você também deve ler sua carta na íntegra para verificar se há erros. Dica profissional: Leia sua carta em voz alta para você mesmo ou para trás (da última palavra para a primeira) para ajudá-lo a detectar erros de digitação ou frases estranhas. Se for algo de vital importância, procure um segundo par de olhos também.

8. Seja gentil, mas profissional. Você certamente não quer concluir a carta ao cliente com um "te amo!" mas isso não significa que você precisa ser frio e estéril. Conclua sua carta com mais detalhes (conhecido nos círculos de nerd de palavra como despedida) como “cumprimentos”, “obrigado pelo seu tempo”, “respeitosamente seu” ou “melhores votos” para adicionar calor à carta sem cruzar nenhuma linha.

9. Digite-o. No mundo de hoje, não há maneira de contornar isso: se você escrever cartas comerciais formais à mão, vai parecer pouco profissional. Também é bom imprimir seu envelope em vez de endereçá-lo à mão.

10. Resista ao impulso de ser criativo. Não tente aprimorar sua letra com cores malucas ou fontes extravagantes. Estamos muito satisfeitos por você estar se sentindo artístico, mas a correspondência profissional geralmente não é a hora ou o lugar. Fique com os padrões, como Times New Roman e preto e branco simples e antigo.

Como escrever uma carta pessoal

Carta de amor, carta de agradecimento, carta de desculpas, etc

As cartas pessoais são onde você pode esticar um pouco as asas e fazer fluir a sua criatividade. Embora toques especiais sejam provavelmente apreciados em cartas pessoais, ainda existem algumas diretrizes que você deve manter em mente.

1. Não seja muito breve. Você não quer divagar interminavelmente por três páginas antes de chegar ao cerne de sua mensagem, mas é bom incluir uma conversa casual em uma carta pessoal para mostrar ao destinatário que você gastou algum tempo extra para se conectar com ele. Se você não fala com o destinatário há algum tempo, conte-lhe sobre sua vida e pergunte sobre a dele. Se você está agradecendo a eles por algo, use alguns extratos para expor o que isso significa para você. Dependendo do contexto, pode até ser interessante injetar um pouco de humor na carta.

2. Use uma saudação casual. Assim como é estranho começar uma carta para seu chefe com "Yo Ted", é igualmente estranho começar uma carta para sua mãe com "Prezada Sra. Carol Jackson". É perfeitamente apropriado dirigir-se ao destinatário da carta pessoal pelo primeiro nome - ou mesmo apelido, se você for particularmente próximo - e começar com uma saudação mais casual como "Oi" no lugar do "Caro" que você deve usar na comunicação profissional.

3. Abrace a criatividade sem sacrificar a legibilidade. Essas fontes funky e paletas de cores berrantes que você não poderia usar em sua última carta comercial podem ser encontradas em suas cartas pessoais. Embora você não queira ir tão longe a ponto de transformar sua carta em uma confusão enigmática de escrita microscópica e cores exageradas, é perfeitamente normal se livrar de sua pessoa profissional certinha e se divertir mais. Se você está enviando a carta em miniatura, escrever à moda antiga é um toque agradável, desde que sua caligrafia não tenha sido reduzida a um risco de galinha pela prevalência da tecnologia.

No momento em que parece que todo mundo prefere enviar um texto de três palavras em vez de qualquer comunicação extensa, o rascunho de uma carta pode parecer assustador ou até mesmo intimidante. Mas se você seguir essas diretrizes, sua carta escrita será adequada para qualquer situação.